Conservazione documenti

Per molte aziende la gestione della documentazione cartacea, è un chiaro esempio di attività a basso valore aggiunto, per Simea costituisce una delle attività primarie spesso complementare all’archiviazione ottica.

 

Per conservazione di documenti intendiamo una serie di servizi mirati alla riorganizzazione della gestione della documentazione che il cliente normalmente tiene presso le proprie strutture.

Il nostro servizio è la soluzione ai problemi che nascono per: 

  • La difficoltà di conoscere i costi effettivi dovuti alle risorse e ai tempi dedicati all’archiviazione, alla ricerca e al reperimento dei documenti;
  • La crescita dei costi e degli impegni per l’acquisto o la locazione d’immobili e spazi dedicati all’archivio o a nuovi archivi;
  • I costi dovuti al mantenimento degli spazi stessi (tasse di proprietà, energia, controllo, ecc.);
  • La perdita d’opportunità di destinare gli spazi attualmente occupati da carta ad altre attività aziendali di maggiore produttività e redditività per l’azienda.

Il servizio che proponiamo, non rappresenta una pura tenuta dei documenti, ma offre una gestione completa e professionale degli archivi cartacei attraverso il seguente servizi collegati:

  • Analisi delle struttura esistente presso il Cliente. Questa fase prevede un supporto per valutare le esigenze operative del cliente, la logica di archiviazione esistente e le necessità di consultazione che il cliente ritiene opportune.
  • attivazione : questa fase consiste nel riorganizzare le unità d’archivio da destinare alla custodia. La raccolta dei faldoni in apposite unità d’archivio, il rilevamento della descrizione esterna dei singoli faldoni e l’associazione delle informazioni raccolte al numero di scatola identificativo dell’unità d’archivio sono operazioni di fondamentale importanza sulla base delle quali sarà poi strutturato il nostro servizio.
  • Operazioni di trasferimento delle unità d’archivio, attivate, dalla sede del cliente alle nostre strutture;
  • La presa in carico delle unità d’archivio, la collocazione su appositi scaffali e la rilevazione delle coordinate identificative della posizione finale della singola unità d’archivio;
  • Ia raccolta di tutte le informazioni descrittive e numeriche emerse attraverso le fasi precedenti in un apposito data base
  • Evasione delle richieste di consultazione in tempi standard contenuti (max entro 24 h con possibilità di offrire il servizio in 4 h per necessità urgenti). A seguito di esigenze di visione e consultazione dei documenti da parte del cliente. Simea ricerca, individua ed estrae l’unità d’archivio richiesta all’interno della struttura, predispone appositi moduli di evasione e si occupa della consegna dell’unità presso la sede del cliente, il quale ultimata la consultazione dovrà solamente richiedere il ritiro per il ripristino dell’archivio. In molti casi al fine di velocizzare i tempi anziché consegnare l’unità d’archivio, si effettua una copia del singolo documento oggetto della richiesta per poi trasmetterlo via fax o e-mail direttamente all’interessato.
  • Integrazioni periodiche alla presa in carico iniziale saranno gestite totalmente da simea  sempre attraverso le fasi descritte.
  • Eliminazione documenti: solamente a seguito di incarico scritto del cliente è offerto il servizio di distruzione delle eventuali unità d’archivio che per vari motivi (come il termine della vita legale) non è più necessario mantenere in essere.

In generale le società che optano per soluzioni di decentramento e/o terziarizzazione inseguono un duplice obiettivo. Da un lato lo snellimento della struttura aziendale, con conseguente miglioramento delle performance direttamente correlate al proprio business, dall’altro, aspetto molto importante, l’eliminazione dell’incertezza nella valutazione dei costi e di conseguenza una più affidabile pianificazione dei budget annuali di ogni centro di costo.

La garanzia per l’azienda cliente di ricevere un servizio efficiente, insieme a una valutazione economica positiva del servizio offerto, stanno spingendo il mercato sempre più velocemente verso questi servizi di gestione decentrati.