Conservazione sostitutiva

Le regole tecniche del Cnipa (Centro Nazionale per l’Informatica nella Pubblica Amministrazione) e i decreti Ministeriali danno la possibilità, in modo perfettamente legale, di  trasformare in formato digitale la documentazione aziendale.

Per soddisfare le esigenze dei nostri clienti offriamo tutta la consulenza necessaria per intraprendere questo procedimento.

 

Conservazione Sostitutiva

La conservazione sostitutiva rappresenta un metodo alternativo di conservazione dei documenti regolamentato dalla legge italiana che garantisce l’equiparazione legale tra un documento cartaceo e le sue copie digitali siglate con firma elettronica e marca temporale.

Con il D.L. 357/94 convertito nella legge 489/94 per la prima volta si è prospettata la possibilità di utilizzare supporti digitali in sostituzione della carta per la conservazione della documentazione anche contabile. Però, soltanto il D.M. 23 gennaio 2004 stabilisce le modalità di conservazione elettronica di tutti i documenti rilevanti ai fini tributari. In particolare qualsiasi documento che non abbia valore storico o artistico o sul quale il ministero dei beni e delle attività culturali non abbia potere di controllo è conservabile utilizzando la conservazione sostitutiva. 

Partendo dalla necessaria distinzione dei documenti in analogici ed informatici la procedura da seguire è similare. Infatti, affinché sia possibile attuare la modalità di conservazione sostitutiva, è necessario che qualora si tratti di documento informatico – inteso come rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti – sia apposta la firma digitale mentre, laddove si abbia a che fare con documenti analogici (ad esempio documenti cartacei, cassette, nastri magnetici etc.) che sono validi indipendentemente dal processo di sottoscrizione che viene  pplicato, questi possono essere sottoposti al procedimento di conservazione in qualsiasi momento previa apposizione della sottoscrizione elettronica anche all’insieme dei documenti.

 Il processo di conservazione è disciplinato dalla delibera del CNIPA  del 19 febbraio 2004.

 La distruzione dei documenti analogici, di cui è obbligatoria la conservazione, è consentita soltanto dopo la conclusione della procedura di conservazione digitale.

 

Responsabile della Conservazione

Un ruolo fondamentale nel procedimento di conservazione è ricoperto dal responsabile della conservazione.

Infatti questa figura oltre a definire le caratteristiche ed i requisiti del sistema di conservazione dei documenti, garantisce la corretta conservazione del documento, il suo reperimento e la sua esibizione, verifica la funzionalità del sistema e dei programmi in gestione, adotta le misure necessarie per la sicurezza fisica e logica del sistema, provvede a convocare il pubblico ufficiale qualora si renda necessario, verifica periodicamente la leggibilità dei documenti conservati.

 In caso di visite ispettive da parte delle autorità, i documenti che dovranno essere esibiti potranno essere stampati su supporto cartaceo. In alternativa per la stessa esibizione potrà essere utilizzata la via telematica secondo le modalità stabilite mediante specifici provvedimenti emessi dalle competenti agenzie fiscali.Le norme vigenti concedono facoltà di delega tanto per la figura del responsabile della conservazione quanto per il processo di conservazione sostitutiva, aprendo la strada all’outsourcing dell’attività.

 

Fatturazione elettronica

Cosa è una fattura elettronica?

 “Per fattura elettronica s’intende il documento informatico, predisposto in forma elettronica, secondo specifiche modalità che garantiscono l’integrità dei dati contenuti e l’attribuzione univoca del documento al soggetto emittente, senza necessità di provvedere alla stampa su supporto cartaceo. L’apposizione “del riferimento temporale e della firma elettronica qualificata dell’emittente” attesteranno la data del documento, l’autenticità dell’origine e l’integrità del contenuto.

Le fatture rientrano fra i documenti che possono essere emessi in forma elettronica. A differenza di quanto previsto per la conservazione sostitutiva, il passaggio alla fatturazione  elettronica è ben più impegnativo, sia per quanto riguarda gli investimenti in attrezzature, sia per le implicazioni nelle relazioni con i clienti e fornitori.

La decisione di non produrre più carta, adottando la produzione di fatture elettronica, comporta immancabilmente la digitalizzazione delle fatture ricevute, che devono esistere nella stessa forma. Inoltre, qualora il destinatario accetti di ricevere anche una sola fattura in forma elettronica, dovrà conservare tutte le fatture, di acquisto e di vendita, in forma elettronica. Dovrà, in pratica, dotarsi di una sistema di acquisizione e di gestione documentale e attrezzarsi, a sua volta, per la produzione di fatture elettroniche. Questo sottolinea la circolare della Agenzie delle Entrate del 19 ottobre 2005, n. 56/E:
“L’obbligo della conservazione omogenea per tipologie di documenti grava anche sul destinatario della fattura. Ciò comporta, ad esempio, che se quest’ultimo ha prestato il consenso per la ricezione elettronica delle fatture emesse da alcuni fornitori, dovrà conservare in formato elettronico tutte le fatture di acquisto, anche quelle ricevute in forma cartacea, secondo la procedura di conservazione di cui al menzionato articolo 4”.
Per questa ragione l’invio di fatture elettroniche deve essere necessariamente concordato con il destinatario.
Qualora il destinatario rifiuti, è sempre ammessa la stampa della fattura elettronica (una sola copia, quella da spedire) e l’invio tradizionale. In questo caso il mittente può dotarsi di un sistema evoluto e il destinatario non essere obbligato a seguire la sua strada, ma i vantaggi (per l’azienda innovatrice) dell’immaterialità della fattura vengono in parte perduti.

 

La conservazione sostitutiva in outsourcing

Il processo di conservazione sostitutiva è un’attività che può essere delegata a terzi con numerosi vantaggi.L’outsourcing della firma digitale, o dell’intero processo di conservazione sostitutiva, si rivela conveniente.

L’onere implementativo e la responsabilità
La smaterializzazione degli archivi è possibile solo dopo aver espletato la procedura di conservazione sostitutiva della documentazione. Implicitamente, l’applicazione della legge richiede la conoscenza della stessa. E’ ragionevole supporre, perciò, che l’azienda innovatrice identifichi un responsabile che si assuma l’onere di comprendere ed attuare la normativa. Questo incarico è una patata bollente non facile da  consegnare: la legge, per quanto permissiva, nell’evidente intento del legislatore di favorire la diffusione della firma digitale, è articolata e richiede un certo impegno per essere compresa e messa in pratica.

Il dubbio di aver commesso qualche errore interpretativo non può essere eliminato perché, ad oggi, non esiste un organismo preposto alla verifica delle procedure implementate. In pratica il responsabile designato dovrà operare una serie di scelte la cui bontà potrà verificare solo quando l’Agenzia delle Entrate si presenterà per una verifica ispettiva. Una bella responsabilità.

Il responsabile designato dovrà definire le procedure, organizzare il calendario, verificare che il processo abbia corso senza errori. Dovrà scrivere il manuale della conservazione, un documento che richiede conoscenze legali ed informatiche insieme, non facili da trovarsi in una unica figura professionale. Dovrà effettuare le comunicazioni all’Agenzia delle Entrate e le verifiche periodiche sugli archivi. Infine dovrà intervenire in caso di errori.

Improbabile, quindi, che l’azienda trovi un volontario per questo incarico. Il legislatore, tuttavia, immaginando la difficoltà attuativa, ha permesso la delega di questa attività a fornitori esterni.

L’azienda che decide di attuare il processo di conservazione sostitutiva potrà delegare la figura di responsabile della conservazione sostitutiva attraverso la sottoscrizione di un contratto.

Il vicario designato avrà poteri di firma in vece dell’azienda committente limitatamente ai documenti definiti nell’accordo e al processo di conservazione sostitutiva.

Nella pratica succede questo: i documenti prodotti vengono trasmessi all’outsourcer (simea srl), con cadenza stabilita, che provvede ad espletare il processo. I documenti firmati e marcati temporalmente vengono riconsegnati su CD o DVD in duplice copia. L’outsourcer provvede annualmente ad effettuare le comunicazioni previste all’agenzia delle entrate e a mantenere aggiornato il manuale della conservazione, emettendo periodiche comunicazioni alla società committente. A quest’ultima non rimane che conservare i CD o DVD. In caso di verifica ispettiva dovrà semplicemente consegnarli all’autorità.

 

Il manuale della conservazione

Il manuale della conservazione, pur non rappresentando un obbligo di legge, costituisce uno strumento indispensabile ai fini organizzativi e procedurali della conservazione sostitutiva, della fatturazione elettronica e più in generale della gestione di documenti informatici.
Queste operazioni vanno progettate, programmate, e registrate al fine di avere un agevole strumento che ricordi all’operatore le operazioni da effettuare e che permetta al responsabile di  verificare la completezza del processo.

E’ necessario effettuare, inoltre, operazioni di verifica sulle macchine e sui supporti di archiviazione in modo da garantire il buono stato delle informazioni nel tempo. Queste procedure hanno una cadenza piuttosto lenta; ad esempio, la verifica di leggibilità dei documenti va effettuata al più tardi ogni 5 anni, un ritmo che tende a far dimenticare l’impegno se non è opportunamente descritto.

Il manuale della conservazione descriverà l’organizzazione e i suoi partecipanti, in modo che in caso di contestazioni sia possibile ricondurre le attività ad un responsabile.

Il manuale della conservazione è anche il posto giusto dove descrivere l’organizzazione e i suoi partecipanti.

 

Una traccia di manuale della conservazione può essere la seguente:

  • GeneralitàObblighi del responsabile della conservazione sostitutiva…

    • Definizioni

    • Dati identificativi della società

    • Elenco dei responsabili

  • Obblighi del responsabile della conservazione sostitutiva…
  • Procedure….
  • Codice in materia di protezione dei dati personali…
  • Procedure per la gestione di eventi catastrofici…
  • Registro delle verifiche…
  • Registro delle comunicazioni all’Agenzie delle Entrate…
  • Registro delle macerazioni